Microsoft Copilot: intelligenza artificiale

Microsoft Copilot è uno tra gli strumenti più innovativi che la compagnia informatica statunitense abbia immesso sul mercato perché si parla di un aggiornamento di tutta la piattaforma office inserendo funzionalità di intelligenza artificiale. Proprio come viene sponsorizzata nei siti di Microsoft, Copilot, copilota in italiano, è uno strumento che permette di aiutare gli utenti in tutte le varie faccende giornaliere in modo da aumentare la produttività aziendale. Vi sono una serie di punti forti di questa funzionalità adattandosi a praticamente tutte le applicazioni di Microsoft 365 si potrebbe quindi affermare che abbiamo a disposizione su tutte le applicazioni la possibilità di migliorare il nostro lavoro e magari risparmiare tempo. In questa guida andremo ad analizzare non solo come attivare il copilota ma anche cosa è in grado di fare per migliorare la possivbilità di produrre una quantità di labvoro maggiore.

Perché l’intelligenza artificiale può essere un ottimo strumento per gli utenti di Microsoft Copilot?

In realtà non esiste solo un motivo che porta l’intelligenza artificiale ad essere un ottimo strumento per coloro che adoperano il software incluso in Microsoft 365 perché, com’è ormai chiaro a tutti, l’intelligenza artificiale è diventata così pervasiva da poter essere un grande strumento per gli utenti:

• automatizzazione dei compiti ripetitivi: uno degli aspetti principali che non devono mai essere presi sottogamba è la possibilità di automatizzare compiti che possono risultare abbastanza noiosi poiché molto ripetitivi. La IA porta senza alcuna difficoltà a termine tutti gli incarichi che le vengono assegnati in un breve lasso di tempo. In questo modo è possibile liberare risorse aziendali da assegnare a compiti più importanti;
• incremento della produttività: essendo basata su modelli preaddestrati l’intelligenza artificiale è in grado di offrire suggerimenti, indicazioni e contenuti in modo automatico riuscendo, in questo modo a migliorare in modo sensibile la produttività di tutta la compagnia. Nello specifico può essere molto interessante per i suggerimenti in Outlook e le funzionalità di ricerca avanzate;
• assistenza alla scrittura: Microsoft 365 Copilot è molto interessante per applicazioni come Word o Teams perché permettono di offrire la funzionalità di correzione degli errori, suggerimenti dei vocaboli e la giusta formattazione dei documenti. Inoltre è possibile garantire una corretta comunicazione tra i membri di una organizzazione grazie a Teams;
• la personalizzazione dell’esperienza utente: l’intelligenza artificiale permette, grazie alla sua grande flessibilità, di offrire una esperienza personalizzata per ogni utente in modo che si possa trovare a suo agio.

Cos’è Microsoft Copilot?

Microsoft 365 Copilot nasce dal desiderio di cambiare il modo di lavorare perché molto spesso per raggiungere un traguardo è necessario consumare molte energie per effettuare operazioni abbastanza noiose che rappresentano solo una parte del lavoro. Si è quindi deciso, grazie all’avanzamento della tecnologia, di offrire agli utenti un nuovo modo di fare le cose rivoluzionando il modo di produrre. La potenza dell’intelligenza artificiale è un elemento molto importante in questo nuovo modo di sbrigare i compiti e Microsoft 365 Copilot rappresenta la punta di diamante. Questa funzionalità è in grado di combinare la grande potenza dei modelli linguistici di grandi dimensioni, conosciuto anche come LLM, con i dati provenienti da Microsoft Graph e le applicazioni Microsoft 365. In questo modo è possibile trasformarlo in uno strumento estremamente potente ed utile. Microsoft 365 Copilot è in grado di migliorare il lavoro quotidiano in tre modi:

• stimolare la creatività: molto spesso chi crea un contenuto ha come maggiore ostacolo principale il terribile “foglio bianco” poiché è in quel momento che chi scrive deve concentrarsi per decidere non solo come scrivere ma anche cosa scrivere. Questo problema potrebbe portare ad un vero e proprio blocco ma per fortuna grazie al copilota è possibile partire già con alcune idee che possono aiutare l’utente ad avere un’idea di come cominciare a lavorare. Questa funzionalità diventa estremamente importante perché è presente in Microsoft Word riuscendo a migliorare la produttività. Sicuramente non farà il lavoro per altri, questo concetto è sempre importante per fare chiarezza, ma sarà in grado di dare quello spunto giusto per partire con il giusto passo. Alcune volte potrebbe essere un consiglio non corretto ma con il giusto suggerimento si potrà ottenere un ottimo risultato. Anche con Microsoft PowerPoint è possibile ottenere delle presentazioni molto accattivanti mediante un semplice messaggio. In Microsoft Excel con Copilot è possibile creare le tendenze e la rappresentazione dei dati in modo professionale;
• aumentare la produttività: ciò che Microsoft Copilot può certamente fare è aumentare la produttività poiché è in grado di agire sul lavoro tedioso e ripetitivo per permettere agli utenti di concentrarsi sul lavoro davvero necessario. In questo modo viene migliorato il processo produttivo con innegabile vantaggio per i lavoratori e per l’organizzazione. Per esempio Outlook permette di svuotare le cartelle della posta in pochi minuti e non in ore oppure fissare i punti chiave della riunione in modo tale da individuare quelli che sono condivisi e quelli che hanno creato dissenso. Sarà così più facile risolvere tutti i punti che hanno suscitato dissenso. Un altro interessante punto è la possibilità di associarlo con Power Platform in modo da poter creare una serie di chatbot e applicazioni velocemente e in poco tempo. Inoltre riesce ad avere un modello di conoscenza personalizzato per ogni organizzazione cosa che migliora molto la produttività;
• migliorare la conoscenza: mediante l’intelligenza artificiale è possibile migliorare le conoscenze di chi già è esperto e rendere edotto chi invece ha delle carenze. Si potrebbe dire che Copilot permette di creare un vero e proprio strumento per la preparazione del personale.

Microsoft Copilot rappresenta uno strumento già pronto per le imprese

Si ha a disposizione un prodotto molto importante perché già pienamente funzionante per qualsiasi organizzazione. Copilot è una funzionalità dotata di varie applicazioni per l’intelligenza artificiale perché oltre alla già citata LLM vi sono altre applicazioni tra i quali la famosa chat GPT-4, potenziato con le molte applicazioni di Microsoft 365 ed i dati aziendali forniti da Microsoft Graph offrendo in questo modo uno strumento assolutamente potente ed utile per il lavoro quotidiano. In effetti è importante notare che sebbene i modelli linguistici di grandi dimensioni siano addestrati con una grande mole di dati ma risulterebbe alla fine comunque abbastanza limitato ma connettendolo con i dati aziendali di messi a disposizione da Microsoft Graph riesce ad addestrarsi in continuazione diventando sempre più incentrate sulle necessità dell’organizzazione. Ciò significa che le risposte dell’intelligenza artificiale di Copilot sarà in grado di rilasciare risposte sempre ancorate all’organizzazione perché provenienti dagli stessi contenuti aziendali come i documenti, le mail, il calendario, le comunicazioni, le chat e moltissimi altri elementi rilasciati dai vari utenti. Una volta che l’intelligenza artificiale raccoglie tutte le informazioni, davvero pochissimo tempo, le organizza e le rende utili in base alla richiesta dell’utente. Non c’è quindi alcun bisogno di rimaneggiarle perché il risultato sarà pienamente conforme alle necessità aziendali.

Microsoft Copilot: una funzionalità pienamente compatibile con le norme della sicurezza informatica

L’intelligenza informatica targata Microsoft non ha solo ottime doti tecniche ma è anche dotata di varie caratteristiche per migliorare la sicurezza informatica. Essendo Copilot una applicazione incorporata in Microsoft 365 quindi eredita tutte le impostazioni di sicurezza tipica di questa piattaforma.

Quindi vi sono i criteri ed i processi che risultano molto importanti per tenere soto controllo il sistema in modo da bloccare azioni potenzialmente dannose alla piattaforma, un po’ ciò che è stato visto quando si è parlato di Microsoft Defender XDR. Ma non solo perché vi sono una serie di altre protezioni sia alla conformità sia alla riservatezza per l’organizzazione. Non bisogna naturalmente dimenticare l’autenticazione a due fattori. È chiaro che per tutte le organizzazioni che sono basate sul cloud, ormai sono pochissime quelle che non si sono aperte alla tecnologia, hanno il grave problema rappresentato dalla perdita dei dati ma il modello di autorizzazione del LLM è stato collaudato nel tempo riuscendo quindi a garantire che i dati non si diffondano tra i gruppi di utenti riuscendo in questo modo a mantenere dei compartimenti stagni.

Microfoft Copilot è stato ritagliato su misura per Microsoft 365

Microsoft Copilot è in grado di migliorare la vita lavorativa di coloro che adoperano le principali applicazioni offerte dal colosso informatico. L’intelligenza artificiale è infatti disponibile per tutte le applicazioni di un certo peso e che vengono adoperate ogni giorno da milioni di utenti tra queste ricordiamo: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel e Microsoft OneNote, Microsoft Team e Lavagna.

Come usare Microsoft 365 Copilot con Microsoft Word

Microsoft Word è una tra le applicazioni più importanti per la creazione di documenti ed è uno tra i più usati in Microsoft 365. La cosa molto interessante sta nel fatto che è possibile operare per ottenere una serie di aiuti dall’intelligenza artificiale come la creazione di bozze, i suggerimenti e le correzioni fino ad arrivare a chattare direttamente con gli utenti. In questo modo sarà possibile avere aiuti per la scrittura come per esempio una serie di aiuti nella creazione di una idea, reperire fonti e spunti fino ad aggiungere dell’altro testo. Ognuna di queste operazioni necessitano però di un particolare iter per poter mettere in funzione il copilota. È importante tenere presente che l’intelligenza artificiale di Copilot crea una bozza quindi, come vedremo tra poco, sarà compito dell’operatore fare in modo che il documento creato sia conforme alle proprie necessità. È necessario tenere presente che il risultato ottenuto dall’intelligenza artificiale non è sempre perfetto quindi se il risultato non è quello sperato è necessario affinare il prompt in modo da poter avere un riscontro più utile. Vediamo come è possibile abilitare il copilota su Word:

• creare una bozza: prima di tutto è necessario aprire un nuovo documento;
• inserire il prompt: quindi è necessario trovare la casella “bozza con copilot” e digitare il prompt;
• decidere come agire sul risultato dell’intelligenza artificiale: è possibile modificare per ottenere una versione più adatta alle proprie necessità, eliminare la bozza se non è ciò che ci si aspettava e rigenera per ottenere un nuovo risultato.

È inoltre possibile inserire del testo ad un contenuto già esistente

Microsoft 365 Copilot non interviene solo sulle nuove bozze ma anche sui documenti già creati in modo da poterli rendere più completi e creare documenti più completi ed interessanti:

• prima di tutto è necessario posizionare il cursore in una parte vuota del documento;
• clicca sull’icona di Copilot in modo da poter accedere all’intelligenza artificiale;
• quindi nella finestra Bozza con Copilot inserire il prompt ma è possibile anche cliccare su Ispirami per poter fare in modo che sia la stessa intelligenza artificiale a produrre del contenuto in linea con il testo già presente nel testo;
• una volta ottenuto il testo è possibile modificarlo con le voci modifica, cancella e rigenera.

È possibile trasformare il testo già creato in modo da poter ottenere del testo ancora più interessante

Copilot permette di migliorare il testo anche se è stato già scritto sia in termini di sintassi sia per ciò che concerne il contenuto. Anche in questo caso è possibile ottenere un ottimo risultato con sforzi limitati anche se è sempre necessario controllare il risultato dell’intelligenza artificiale in modo da poter avere un contenuti in linea con i propri bisogni:

• riscrivere un testo: prima di tutto è necessario selezionare il testo da riscrivere quindi nella parte in alto a sinistra è necessario selezionare la voce Copilot quindi scegliere riscrivi. A questo punto l’intelligenza andrà a fornire una serie di opzioni di riscrittura tra le quali scegliere. Questo risultato può essere quindi inserito di seguito al testo presente, modificarlo o riscriverlo in modo da poter migliorare sensibilmente il testo. Questa funzionalità è disponibile solo nelle versioni: Web, Windows, Mac OS e iPad;
• trasformare un testo in tabella: è possibile selezionare il testo da trasformare in tabella quindi selezionare la voce “Visualizza come tabella” a questo punto Copilot darà la possibilità di visualizzare l’anteprima in modo da poterla inserire oppure modificare o ancora cancellarla in base alle proprie necessità. Sarà quindi possibile, per esempio, aggiungere un’altra colonna o altri elementi di cui si necessita.

È possibile dialogare con Copilot direttamente sul proprio documento Word

Vi sono una serie di elementi che possono rendere uno strumento per l’intelligenza artificiale molto importante ma sicuramente la possibilità di chattare direttamente nel documento Word. In questo modo è possibile ottenere un ottimo risultato in termini di produttività. Microsoft Copilot è in grado di comunicare in modo efficiente già quando si sta scrivendo il documento ed in questo modo è possibile creare delle importanti modifiche al lavoro.

Creare un riepilogo del documento con Microsoft Copilot

Uno tra gli elementi più importanti che sono presenti in Copilot è quello di poter creare un riepilogo di un documento in modo da velocizzare alcune pratiche che altrimenti prenderebbero molto più tempo. Anche in questo caso non è molto complicata riuscendo a portare a termine il lavoro in pochi e semplici passi:

• prima di tutto è necessario aprire il documento che deve essere analizzato;
• selezionare il testo che deve essere preso in considerazione e selezionare nella barra multifunzione Copilot per far partire l’applicazione;
• nella casella del prompt digitare “riepiloga documento”;
• per inserire le fonti è necessario cliccare su “Riferimenti”.

Come sempre è consigliabile controllare in modo opportuno il risultato effettuando un controllo poiché se la risposta non è quella di cui si necessita è possibile creare una nuova versione. È sempre importante ricordare che l’intelligenza artificiale funziona meglio c’è una sorta di comunicazione poiché la si spinge a migliorare e crescere. È necessario comunque ricordare che attualmente la limitazione è a 18000 o 20000 parole.

Come usare al meglio Microsoft Copilot ed ottenere delle risposte adeguate

Creare un prompt giusto significa poter avere la possibilità di ottenere la risposta migliore alle proprie aspettative. Microsoft Copilot alla fine può essere un buon strumento per migliorare la produttività del lavoro in questo modo è possibile ottenere un aumento della produttività ottenendo anche degli interessanti suggerimenti per ottenere degli ottimi risultati, per ottenere ciò è però seguire delle regole importanti. In primo luogo fai sapere con chiarezza di cosa hai realmente bisogno:

• apprendere cose nuove: per apprendere qualcosa di nuovo tramite Copilot è necessario scrivere un prompt adeguato che indichi con precisione la materia di studio, l’argomento e tutti gli elementi ad essa correlati;
• modificare il testo: descrivere bene come deve essere modificato il testo in modo da poter creare del testo di ottimo livello;
• trasformare il documento: è possibile modificare il testo in qualche altro tipo di documento;
• riepilogare le informazioni: la cosa migliore è creare una richiesta precisa come, per esempio, crea una presentazione o un sommario;
• recupera gli elementi mancanti: per fare in modo che l’intelligenza artificiale possa migliorare il testo alla ricerca di elementi mancanti tenendo presente di indicare con attenzione ciò che potrebbe essere sfuggito durante la stesura.

Un altro consiglio che potrebbe essere interessante è mantenere sempre una comunicazione con l’intelligenza

Per fare in modo che Copilot sia sempre in ottimo stato di funzionamento è necessario mantenere una continua comunicazione con l’intelligenza artificiale inoltre, come accennato in precedenza, è importante poter comunicare sempre con la massima precisione in modo da poter far comprendere molto bene cosa è necessario fare. È quindi importante adottare questi consigli:

• mantenere una conversazione: è importante ricordare che anche se non si ottiene subito la risposta attesa è necessario continuare magari creando dei prompt più complessi cercando di dare una serie di dettagli il più possibile specifici;
• ottenere una serie di intuizioni: è possibile effettuare una serie di riepiloghi e nello stesso tempo ottenere dall’intelligenza artificiale delle intuizioni sottoponendola ad una serie di domande più pertinenti possibile;
• creare delle riunioni approfondite: con Microsoft Copilot è possibile migliorare molto le riunioni poiché è possibile richiedere approfondimenti in modo da poter migliorare tutti gli aspetti di tutti gli argomenti trattati;
• traduzione delle lingue: è possibile chiedere a Microsoft Copilot di tradurre una frase in una delle lingue supportate quindi chiedi più contesto o un dialetto regionale;
• assistenza alla narrazione: Microsoft Copilot può scrivere una storia quindi è possibile guidarlo facendo attenzione a guidarlo inserendo informazioni il più possibile specifiche e dettagli rilevanti;
• risoluzione di un grande numero di problemi tecnici: è importante notare che l’intelligenza artificiale di Copilot è uno strumento molto potente in grado di migliorare molti aspetti del lavoro tra i quali anche la risoluzione di problemi tecnici. Come al solito però per avere un risultato apprezzabile è necessario descrivere al meglio il problema in modo da poter ottenere istruzioni specifiche.

Cosa fare e cosa non fare con Microsoft Copilot

In questa guida abbiamo preso in considerazione Copilot come una tra le importanti caratteristiche in quanto si parla davvero di uno strumento molto potente ed interessante ma è chiaro che se non si opera con la dovuta perizia si potrebbe avere un risultato poco interessante per le proprie necessità. Il problema è che si deve sempre agire in modo opportuno quasi vi fosse un modo per dialogare opportuno ed uno sbagliato. In primo luogo è necessario prendere in considerazione cosa fare:

• essere preciso nelle istruzioni: quando si parla con l’intelligenza artificiale è bene essere estremamente chiari in modo da poter inserire delle istruzioni chiare che non siano in alcun modo fraintese;
• cercare di aiutare l’intelligenza artificiale a crescere: quando si decide di dialogare con Copilot è importante fornire i feedback in modo da potergli dare la possibilità di crescere;
• fornire quanti più esempi è possibile: uno tra gli aspetti principali dell’intelligenza artificiale è la possibilità di migliorare i risultati;
• scrivere correttamente: un altro importante elemento è rappresentato dalla scrittura corretta ma soprattutto da una punteggiatura adeguata in modo tale che non vi possano essere problematiche in termini di risultati;
• controllare il pilota di Copilot: sebbene sia un’intelligenza artificiale molto ben addestrata è possibile che vi siano dei refusi. È interessante quindi prendere in considerazione di controllare il risultato.

Dopo aver parlato di ciò che è necessario fare è consigliabile prendere in considerazione anche cosa non fare mai per Microsoft Copilot se non si vuole ottenere dei risultati importanti:

• essere vago: quando si dialoga con l’intelligenza artificiale è necessario creare dei prompt estremamente precisi in modo da poter avere dei risultati utili;
• effettuare delle richieste valide: Microsoft Copilot non è responsabile delle ricerche effettuate dalle ricerche quindi ogni utente deve lavorare in base alla propria etica ed alle leggi;
• non usare mai termini gergali: fai in modo da usare la lingua corretta ma mai il linguaggio gergale.